ビジネスメールの基本

おつかれさまです、ゆうです。

社会人になるとメールを使うことが多くなります。

意外とビジネスメールの基本を知らない新人さんがチラホラと私の周りにはいました。

そんなビジネスメール初心者の方向けの解説をしていきます。
初めはわからないことだらけ、是非参考にしてみてください。

ビジネスメールの基本の書き方

①必ず件名を書く

件名がないと迷惑メールと思われる可能性があるので必ず書きます。
また、一目でどんな用件かざっくりわかるような内容を書きましょう。

下記例
「お見積依頼」「お見積回答送付の件」「画像データ送付の件」など

※「先日はありがとうございます」など、挨拶文を書くのはやめましょう

②宛名と本文の書き方

宛名を一番最初に書きましょう。

●社外宛へ送る場合：「会社名」「部署名」「名前」を記入しましょう
●社内宛へ送る場合：「部署名」「名前」を記入しましょう

下記例
○○○株式会社
営業部　○○○様
※社内宛も同様です

いざ本文の書き方へ！

必ず挨拶文を書きましょう。

●社外宛へ送る場合：「お世話になっております。」「初めてご連絡させていただきます」
●社内宛へ送る場合：「お疲れ様です」

※基本、「お世話になっております」がほとんどです。

後は伝えたい用件を簡潔に書くだけです。
改行などを行い見やすさを意識しましょう。

必ず締めの挨拶文を書きましょう。

●社内社外共通：「宜しくお願い致します。」「ご確認の程、宜しくお願い致します。」「ご査収ください。」など

③署名を必ず入れる

ビジネスメール（社外宛）では最後に署名を入れるのが常識です。

下記例
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇○株式会社
営業部
山田　太郎
電話番号　FAX番号
メールアドレス
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

※メール設定で署名を登録できるので登録しておくことをオススメします。

ここまでをまとめた例

CCとBCC

CC（カーボンコピー）、BCC（ブラインドカーボンコピー）

こちらを使用すると、指定したアドレス意外にも一斉送信することができます。

CCとBCCの違いは、「他の受信者にメールアドレスが表示させるか、させないか」です。
誰に送っているか知られないように一斉送信する場合などは、BCCを使用します。

送信前にチェック

メールを送る前に簡単にチェックをしましょう。

・アドレス、送り先を間違えていないか
・添付ファイルの添付もれがないか
・伝えたい内容にもれがないか

まとめ

初めは正しい敬語・どんな文章にすればいいかなど、調べながらでメール完成まで時間がかかると思います。

しかし、業種にもよりますが、メールは定型文が多くコピペで済むようなことも多いです。

少しの間、仕事でメールを使用していればすぐに慣れます！

最低限のマナーを覚えて、効率的にメールを送れるようにしましょう。